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Metadaten

Wer mit den Officeprogrammen arbeitet, hat vielleicht schon den Begriff Metadaten gehört. Insbesondere wenn es um das Speichern von Dokumenten auf SharePoint geht. Metadaten sind ein sehr mächtiges Hilfsmittel, aber sie erfordern auch gewisse Anstrengungen, um einen Nutzen daraus zu ziehen.

Die einfachste, wörtliche Definition des Begriffs lautet: „Metadaten sind Daten über Daten“. Anschaulich lässt sich das am Beispiel des berühmten NSA-Aussteigers Edward Snowden demonstrieren. Bei dem von ihm ausgelösten Spionageskandal ging es nämlich ganz zentral um Metadaten, die er als SharePoint-Administrator abzweigt hatte. In seinem Fall waren es Metadaten aus der Überwachung von Telefonnetzen, also nicht die Telefonate selber. Es handelt sich dabei um Informationen wie Uhrzeiten von Telefongesprächen, Telefonnummern oder Dauer der Gespräche. Solche Daten reichen in der Regel aus, um sehr viel über überwachte Personen zu erfahren.

In ähnlicher Weise funktionieren Metadaten in SharePoint. Es geht dabei nicht um die Inhalte selbst, sondern um Zusatzinformationen wie Dateiname, Titel, Autor, Erstellungsdatum, Dateigrösse und so fort. Jedes Metadatenfeld, einige Felder werden dabei automatisch ausgefüllt, können vom Benutzer ergänzt und ausgefüllt werden.

Entscheidet man sich für den Einsatz von Metadaten, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass dies eine gewisse Konsequenz erfordert. Wirklich sinnvoll ist es nur, wenn man sie permanent und angemessen nutzt und sie immer auf dem aktuellen Stand hält. In der täglichen Arbeit bedeutet das vor allem, dass Mitarbeiter, wann immer sie eine Datei erstellen oder hochladen, diese mit den passenden Kategorien verschlagworten müssen. Wird diese Aufgabe nicht konsequent gelebt, dann werden die Dateien später auch nur lückenhaft in den entsprechenden Kategorien erscheinen. Wer mit Kategorien arbeitet, für den sind solche nicht oder falsch ausgezeichneten Dateien praktisch unsichtbar.

Um die Nutzung von Metadaten erfolgreich im Team oder der Abteilung einzuführen, muss der Mehrwert für die Mitarbeiter klar kommuniziert werden. Dabei sollten auch die kleinen „Nebenwirkungen“ nicht unter den Teppich gekehrt werden: Es geht einfach nicht ohne einen gewissen Zusatzaufwand beim Einstellen neuer Dokumente. Nur wenn hier entsprechend aufgeklärt wird und die Mitarbeiter den Sinn erkennen, werden sie den Mehraufwand akzeptieren und so helfen, dass die Einführung gelingt.

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